Il canale di segnalazione whistleblowing consente di effettuare segnalazioni aventi ad oggetto il ragionevole e legittimo sospetto o la consapevolezza di comportamenti illeciti o irregolarità, commessi dal personale o da rappresentanti dell'organizzazione, che possano recare un danno, anche solo di immagine, all'organizzazione stessa, nonché a terzi.

Arca Fondi Sgr Spa (di seguito anche Arca o la Sgr) si impegna a rispettare rigorosamente le leggi e i regolamenti, promuovendo una cultura organizzativa di fiducia, trasparenza e responsabilità, che aiuta a prevenire i reati, le possibili frodi, gli illeciti o qualsiasi condotta irregolare che possa costituire violazione delle norme. Ciò al fine di prevenire rischi correlati a qualsiasi atto o fatto pregiudizievole per la Sgr stessa, i dipendenti, i clienti, i soci, i fornitori e comunque per qualsiasi ulteriore portatore di interessi e, di riflesso, per l'interesse pubblico collettivo.

Tutti i dipendenti e i collaboratori, i liberi professionisti, i consulenti e i fornitori, i volontari e gli stagisti, nonché gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, che prestano o prestavano la propria attività presso la Sgr, possono inviare la segnalazione whistleblowing.

Arca assicura la massima riservatezza dei dati personali del soggetto segnalante e di tutti i soggetti terzi coinvolti anche al fine di tutelarli da eventuali condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti alla segnalazione, così come previsto dalla normativa applicabile.

Si ricorda altresì ai segnalanti che le segnalazioni devono essere fattuali e avere un collegamento diretto con l'oggetto della segnalazione.La segnalazione può essere trasmessa tramite la piattaforma, accessibile al seguenti link (per approfondimenti si rimanda alle FAQ di seguito riportate).

Quali tipi di segnalazioni si possono inviare mediante il sistema whistleblowing?

Si premette che, essendo molto ampio l'ambito delle violazioni eventualmente correlate alla normativa a presidio dell'operatività svolta dalla Sgr, non è possibile elencare in via sistematica ed esaustiva le fattispecie potenzialmente oggetto di segnalazione. Sono considerate rilevanti le violazioni delle norme disciplinanti l'attività finanziaria ai sensi del Decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (TUF); del Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, in materia di antiriciclaggio; del Regolamento europeo n. 596/2014, in materia di market abuse e delle correlate norme attuative e regolamentari; della normativa di Vigilanza complessivamente intesa, essenzialmente disponibile sui siti internet di Banca d'Italia, della Consob, del Garante per la protezione dei dati personali, dell'Autorità garante della concorrenza e del mercato, dell'Unità di Informazione Finanziaria; delle norme che prevedono i reati presupposto della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche ai sensi del Decreto legislativo n. 231/2001. Sono considerati altresì rilevanti quegli atti o comportamenti posti in essere in violazione di leggi e regolamenti, del Codice Etico di Arca o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare. Ai sensi del Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 di recepimento della Direttiva europea 2019/1937, possono essere oggetto di segnalazione mediante il sistema whistleblowing anche: condotte illecite ai sensi del Decreto legislativo n. 231/2001; illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali (appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; tutela dell'ambiente, etc.); atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea; atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea; atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati in precedenza.

Qual è la procedura per inviare una segnalazione?

Per inviare una segnalazione è necessario cliccare i pulsanti "Avvio segnalazione Whistleblowing" presenti nella pagina whistleblowing. Il servizio è disponibile 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana. La segnalazione può essere inviata anche in forma anonima e, pertanto, non è richiesta alcuna autenticazione.
Queste, in sintesi, le fasi in cui si articola il processo di segnalazione. In particolare, il whistleblower:

deve scegliere il tipo di violazione;

deve descrivere in maniera puntuale e dettagliata le circostanze e i fatti oggetto di segnalazione, nonché le generalità, la qualifica e/o il ruolo del soggetto che ha posto in essere gli atti e/o i fatti oggetto di segnalazione;

deve inserire una dichiarazione di eventuale corresponsabilità riguardo alla violazione segnalata, nonché una dichiarazione circa l'eventuale interesse personale relativo agli atti e/o ai fatti segnalati;

può inserire eventuali ulteriori informazioni e/o documenti a sostegno della segnalazione;

può inserire una dichiarazione circa la volontà, o meno, di rilasciare la sua identità;

può comunicare con il Responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni mediante un canale di comunicazione protetto e riservato situato all'interno della procedura stessa di segnalazione;

riceve, a procedura di segnalazione completata, il codice univoco per monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione.

Qual è l'iter di gestione di una segnalazione?

La segnalazione viene gestita essenzialmente da: il Responsabile del sistema interno della segnalazione, individuato sulla base dell'oggetto della segnalazione stessa nelle persone dell'Ufficio Revisione Interna o nel Responsabile della Funzione Antiriciclaggio. Nel caso in cui le segnalazioni pervenute tramite il sistema “whistleblowing” abbiano a oggetto fatti o comportamenti riguardanti la Revisione Interna, il processo di gestione delle segnalazioni è affidato interamente al Responsabile della Funzione Antiriciclaggio e viceversa. È previsto il coinvolgimento di ulteriori funzioni aziendali solo se strettamente necessario e indispensabile per lo svolgimento delle analisi. In ogni caso è assicurata la riservatezza, la sicurezza e la protezione dei dati personali.

È possibile rimanere anonimi?

Sì, la piattaforma è configurata per raccogliere una segnalazione anonima. Ad ogni modo, è sempre consigliato fornire le proprie informazioni di contatto per facilitare la gestione della segnalazione.

Il segnalante sarà informato dopo l'inserimento di una segnalazione?

Sì, dopo l'inserimento di una segnalazione il whistleblower verrà informato mediante il rilascio in procedura di un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione e successivamente, entro un termine di 3 mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza dell'avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, gli verrà comunicato l'esito della stessa. Inoltre, il segnalante ha la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione direttamente accedendo alla procedura.

Che protezione ha il segnalante dopo aver inviato una segnalazione?

Arca garantisce la confidenzialità delle informazioni ricevute e mantiene riservata l'identità del segnalante. Il segnalante non deve subire condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti alla segnalazione. Le tutele si applicano anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; durante il periodo di prova; successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso

È possibile ricorrere ad altri canali oltre al canale di segnalazione interna previsto dalla Sgr?

Il segnalante oltre alle segnalazioni effettuate tramite il canale interno, può ricorrere al canale di segnalazione esterna attivato dall'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), se sussiste una delle seguenti condizioni:

non è prevista, nell'ambito del contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla legge;

la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le innovate disposizioni normative prevedono altresì la possibilità per il segnalante, in via residuale, al ricorrere di precise condizioni previste dalle citate norme, di effettuare divulgazioni pubbliche tramite stampa o mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Sono previsti provvedimenti a carico del segnalante che effettua una segnalazione in malafede, ingiuriosa, calunniosa, diffamatoria, con dolo e/o colpa grave?

Sì, la Sgr potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in mala fede, con dolo e/o colpa grave abbia effettuato segnalazioni false, infondate e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato.